Grundlagen von X4Fleet
Ein kurzer Einstieg für Disposition, Fahrpersonal und Management. In diesem Artikel erfahren Sie was mit X4Fleet möglich ist und wie es strukturiert ist.
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X4Fleet ist ein umfassendes Transport Management System (TMS). Es unterstützt bei der Planung und Durchführung von Transporten. Als browserbasierte Webapplikation ist X4Fleet schnell im Einsatz und einfach im Betrieb. Dank Zugriff für alle nötigen Mitarbeitenden sowie Schnittstellen in Ihre Umsysteme sind die nötigen Informationen immer am richtigen Ort verfügbar.
Mit X4Fleet stehen Sie in engem Kontakt mit Ihren Kunden. Sie können Aufträge manuell auf der Grundlage einer Bestellung per Telefon oder E-Mail erfassen. Um noch näher bei Ihren Kunden zu sein, können Sie ihnen auch die Erfassung über die Weborder-Plattform ermöglichen oder die Aufträge direkt über eine Schnittstelle aus Ihrem ERP oder aus Kundensystemen übernehmen.
Ihre Kunden können jederzeit über den Status ihrer Aufträge informiert werden. Über verschiedene Trigger lösen Sie E-Mail-Benachrichtigungen oder Webhooks aus, die Sie Ihren Kunden direkt oder über Drittsysteme zur Verfügung stellen. Senden Sie z.B. automatische Lieferavis oder einen Lieferschein per E-Mail an den richtigen Ansprechpartner beim Kunden, wenn ein abgeschlossen ist.
Nach Abschluss eines Auftrags können Sie ihrer Kundschaft direkt aus X4Fleet eine Rechnung auf Basis der tatsächlich erbrachten Leistung zusenden. Der Preis wird in X4Fleet anhand von allgemeinen oder kundenspezifischen Preiskatalogen berechnet.
Die erfassten Aufträge können jederzeit in X4Fleet nachverfolgt werden. Zeigen Sie Aufträge gefiltert nach Status, Datum oder Leistungsgebiet an. Mit Arbeitsbereichen können Sie vordefinierte Filter anwenden, die in allen Ansichten nur Aufträge anzeigen, die bestimmten Produkten, Regionen oder anderen Kriterien entsprechen.
Mit X4Fleet können Ihre Kunden über Weborder jederzeit den Status ihrer Aufträge einsehen.
Eingegangene Aufträge bereiten Sie mit Splitts für die Planung vor. Mit Wegsplitts teilen Sie Aufträge in mehrere Teilstrecken auf. Mit Mengensplitts werden Aufträge in kleinere Mengeneinheiten aufgeteilt. Mit Hilfe von Splittregeln kann diese Aufbereitung automatisiert werden.
Aufträge und Teilaufträge werden in der mit automatischer Zuordnung oder per Drag & Drop auf Touren eingeplant. Die Touren werden zuvor manuell oder automatisch von der Disposition erfasst.
Einer Tour wird das entsprechende Personal und Fahrzeug zugeordnet. In X4Fleet können Sie dem Personal Fähigkeiten zuweisen und Qualifikationen auf den Fahrzeugen hinterlegen. Bei der anschliessenden wird geprüft, ob die notwendigen Anforderungen durch Fahrzeug und Personal erfüllt werden. Notwendige Anforderungen können sowohl für als auch für Artikel und Kunden definiert werden.
Wenn alle Aufträge auf der Tour erfasst sind, können Sie die Tour optimieren oder berechnen. Bei der Berechnung wird die Route anhand der bestehenden Reihenfolge kalkuliert. Bei der Optimierung wird die Reihenfolge aller Aufträge für eine optimale Routenführung angepasst. Dabei werden z.B. Abhol- oder Lieferzeitfenster berücksichtigt.
Eine geplante Tour geben Sie dem Fahrpersonal via Android Driver App zur Bearbeitung frei.
Als Fahrer:in sehen Sie die zugewiesene Tour in der Driver App. Checklisten unterstützen Sie bei der Abwicklung der Tour. Zu Beginn, bei Stopps und am Ende der Tour können individuelle Prüfprotokolle erstellt werden, die das Fahrpersonal bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen und der Dokumentation dienen.
Die App navigiert Sie anhand der geplanten Route und der Fahrzeugparameter jeweils zum nächsten Stopp. Mit praktischer in App Navigation werden Ihnen Informationen zur Route und zum nächsten Stopp auf dem Display im Cockpit angezeigt.
Am Stopp werden Ihnen die hinterlegten Informationen zur Halteposition, Hinweise und allfällige Zugangsdaten oder Ablageorte angezeigt.
Als Disponent:in sehen Sie Ihre Flotte in Echtzeit. Sie überwachen die geplante und tatsächliche Route sowie den Status aller Aufträge. Sie erhalten Störungsmeldungen vom Fahrpersonal und kommunizieren via Chatter direkt mit dem Personal im Cockpit.
Als Fahrer:in quittieren Sie am Stopp alle Tasks in der gewünschten Form (Unterschrift, Foto, Barcode, etc.) und erfassen bei Bedarf weitere Informationen, Aktivitäten oder Korrekturen.
Alle Informationen sind in Echtzeit im Backend (Webapp) sichtbar. Sie können der Kundschaft auch über Benachrichtigungen oder Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden.
Mit der X4Fleet API binden Sie Ihr ERP oder Ihre Umsysteme direkt an und gewährleisten so einen durchgängigen Datenfluss.
X4Fleet berechnet die effizientesten Routen und unterstützt Sie bei der optimalen Auslastung Ihrer Flotte.
Exportieren Sie Ihre Daten, oder erhalten Sie diese via API zur Auswertung mit gängigen BI-Tools zur Optimierung Ihrer Flotte, Ihrer Transportstrategie und Ihrer Warenströme.
Der Auftrag ist das Kernelement von X4Fleet. Er enthält folgende Elemente:
Kunde / Auftraggeber: Der Auftraggeber bestellt die Transportleistung und begleicht meist die Rechnung. Die Kundin ist die finale Nutzniesserin der Transportleistung.
Sendung: Eine Sendung stellt den Transport einer Anzahl Packstücke vom Abholort zum Zustellort dar.
Teilauftrag: Ein Teilauftrag ist eine Unterteilung eines Auftrages nach Weg () oder nach Menge ().
Abholort: Ort von dem die Ladung abgeholt wird.
Zustellort: Ort an den die Ladung zugestellt wird.
Positionen / Packstücke: Die Packstück Positionen stellen die Ladung dar. Ein Auftrag kann eine beliebige Anzahl an enthalten. Positionen können neben Packstücken auch weitere verrechenbare sein.
Einer Tour wird eine beliebige Anzahl Aufträge oder Teilaufträge zugewiesen. Sie enthält folgende Kernelemente:
Stopp: Ein Stopp entspricht der Halteposition an einer physischen Adresse. Eine Tour enthält eine beliebige Anzahl an Stopps. Jeder Stopp kann mehrere Transportpunkte enthalten.
Transportpunkt: Ein Transport entspricht dem Be- oder Entladeauftrag für eine Sendung innerhalb von einem Stopp.
Fahrzeug: Ein Fahrzeug hat eine klare Definition bezüglich Abmessung und Qualifikationen. Es wird einer Tour zugewiesen um deren Durchführung sicherzustellen.
Fahrer:in: Jeder Tour wird eine Fahrerin zugewiesen. Fahrern werden Fähigkeiten zugewiesen, die benötigt werden um gewisse Fahrzeuge zu fahren.
Hier werden die grundsätzlichen Rollen (bzw. Akteur:innen) im System beschrieben. Es handelt sich dabei nicht um die Rollen (Sammlung von Rechten) welche Usern in X4Fleet zugewiesen werden.
Die Disposition nimmt eine Schlüsselrolle in der Anwendung von X4Fleet ein. Sie ist verantwortlich für die tägliche kurz- und langfristige Planung von Ressourcen, Touren und Aufträgen. Sie arbeitet in der Webapp (Backend) und ist Ansprechpartner für interne und externe Anspruchsgruppen.
Der Alltag beinhaltet die mittelfristige Planung und Allokation von Ressourcen wie Fahrpersonal, Fahrzeugen, Anhängern, usw., die Annahme und Aufbereitung von Aufträgen und die korrekte Verplanung auf Touren.
Das Fahrpersonal führt die effektiven Touren aus. Als Fahrer:in nutzen Sie die X4Fleet Driver App, zur Navigation, zur Abarbeitung von Aufgaben am Stopp und treten bei Bedarf via Chatter mit der Disposition in Kontakt.
IT-Admins sind für die Verwaltung der User, die Vergabe der Rollen und die passende Einbettung in die Sytemlandschaft verwantwortlich. Ihre Tätigkeit ist oft stark für die Einführung oder bei Anpassungen nötig. Ansonsten sind sie primär für die Userverwaltung bei Ein- und Austritten gefragt.
In den meisten Fällen hat die Buchhaltung keine direkte Anbindung mit X4Fleet. Oftmals werden die relevanten Informationen wie Rechnungsdaten, Adressdaten und Auswertungen via Schnittstelle oder Export durch die Disposition der Buchhaltung zur Verfügung gestellt.
Das Management erhält die relevanten Informationen für zentrale Management Entscheide meist durch die Disposition mittels Export und Auswertungen. Sie müssen sich daher in den meisten Fällen nicht mit dem Aufbau und der Oberfläche des Systems auseinandersetzen.
Die Desktop Anwendung (auch Webapp oder Backend) ist das primäre Arbeitsinstrument für die Planung und Disposition. Sie läuft auf allen gängigen Computern mit Internetzugang (siehe Systemanforderungen).
Die X4Fleet Driver App unterstützt das Fahrpersonal bei der Ausführung von Touren bei der Navigation, zeigt verfügbare Informationen zum Stopp an und führt durch die anstehenden Aufgaben am Stopp und bei Tourstart und -ende.
Sie läuft auf Android Geräten (siehe Systemanforderungen), die im Cockpit mit passenden Halterungen fixiert werden.
Weitere Ressourcen werden hier ergänzt sobald verfügbar.
